iOS : Organiser la gestion des emails avec les VIP dans Mail

Les VIP (Very Important People ou Person) est un mécanisme plutôt pratique. Il permet d’identifier des correspondants qui sont à vos yeux importants. Pour faire simple, lorsque Mail identifie un message en provenance d’une adresse email spécifique, il associe au message un drapeau VIP.

Comment Afficher le dossier des VIP ?

Je commence volontairement par vous expliquer comment afficher le dossier VIP. Il est par défaut présent dans la liste des dossiers de Mail.

Vous arrivez dans Mail par la vue de la Boite aux lettres : Réception.

Tapotez sur l’icône Colonne de Boites aux lettres et dossiers et la liste des BAL apparait.

VIP-BAL.jpeg

Comment afficher la liste des tous les VIP

Le Dossier VIP doit présenter une icône d’information, tapotez dessus. La liste des correspondants VIP apparaît.

VIP-Liste.jpeg

Le chevron  » >  » mène à la liste des emails envoyés par ces VIP.

L’option Modifier permet de retirer un contact de la liste des VIP. Cela ne supprime pas le contact ! Mais il n’est pas considéré comme important.

Notez que vous pouvez Tapoter sur : Ajouter un VIP… pour désigner un contact en tant que VIP.

Comment sélectionner un VIP ?

Ajouter un VIP possible depuis le dossier VIP comme évoqué précédent. Mais aussi en cliquant sur une adresse email.

Tapotez sur l’adresse email de l’expéditeur d’un email et sélectionnez : Ajouter VIP. C’est là, la seconde technique pour ajouter un contact en tant que VIP.

VIP-Ajouter.jpeg

Notez ceci : Lorsqu’un contact à plusieurs adresses email, elles seront toutes utilisées pour identifier un mail en provenance de ce VIP.

Il est donc important d’avoir des fichiers de contacts à jour et surtout complets avec toutes les adresses emails que pourrait utiliser l’expéditeur.

Comment afficher le nombre de messages de VIP non lus ?

Avez-vous remarqué dans la liste des VIP (Dossier VIP) tout en bas de la page une option : Alertes VIP

VIP-alerte.jpeg

Tapotez dessus pour vous rendre dans les réglages VIP de Mail.

VIP-Reglages.jpeg

En optant pour la « Pastilles » c’est bien le nombre de messages de VIP qui sera affiché sur l’icône de Mail.

Avec la synchronisation iCloud, les VIP seront les mêmes sur tous vos appareils !

Les VIP sont très pratiques et cette option permet d’identifier rapidement les emails envoyés par des personnes « importantes ».

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MacOS et iOS : liste des éléments synchronisés avec iCloud.

iCloud est largement utilisé par Apple pour échanger des données entre appareils. Cette synchronisation est possible lorsque les informations sont centralisées sur les serveurs d’Apple.

Cette liste non exhaustive regroupe les éléments qui ne sont pas imputés/déduits au stockage de données proposé par Apple.

[Dernière mise à jour 10/08/2018]

Elements synchronisés dans les préférences système macOS et iOS : 

  • Clavier  : Les raccourcis d’Apple
  • Comptes Internet : Liste des comptes internet (Facebook, Google, Twitter etc…)
    <- retiré avec macOS 10.14 et iOS 12 !
  • Réseau : les réseaux wi-fi :
    • le ssid et mot de passe uniquement si le trousseau est activé dans iCloud.

Dans les applications :

– Le trousseau d’acces :

  • Tous les éléments (Seulement si la synchronisation iCloud du trousseau est activée).
    • Les cartes de paiement
    • Les Identifiant/mot de passe des accès aux sites Web

– Aperçu : 

  • Les signatures manuscrites.

– Bourse : 

  • Les entreprises ou marchés côtés.

– Météo :

  •  Les emplacements/villes.

– Plans :

  • Les repères placés sur les cartes.
  • Les recherches effectuées.

– Podcasts :

  • Les abonnements
  • Les émissions lues
  • La position dans la lecture de l’émission

– Messages :

  • La liste des numéros bloqués.
  • Historique des conversations (rétention configurée  dans les Préférences  de Messages).

– Téléphone / FaceTime :

  • L’historque des appels FaceTime audio.
  • L’historique des appels FaceTime vidéo.

– Safari

  • L’historique de navigation.
  • Les onglets ouverts.
  • Les abonnements aux flux RSS <- Retiré avec macOS 10.14

– iBooks :

  • Les annotations.
  • Les positions de lecture dans les livres.

– Mail :

  • Liste des VIP
  • Les signatures des Mail.
  • Les dossiers intelligents dans Mail.

– HomeKit :

  • Paramètres de configuration
  • Partages des emplacements
  • Status des appareils

– iTunes :

  • La listes des listes de lectures (playlist)
  • La liste des Dossiers intelligents.
  • Radios ( pas certain ?)
  • Listes des musiques achetées.
  • Listes des films achetés.
  • Liste des épisodes des séries TV achetées.
  • Liste des souhaits.
  • Liste des abonnements à iTunesU.
  • Liste des applications iOS achetées.
  • Liste des nombres de lectures dès morceaux de musiques.
  • Notes données aux morceaux

– Apple Music :

  • Mes musiques (liste des albums, morceaux, playlist, radios)
  • La liste des j’aime

– Mac App Store :

  • La liste des applications achetées.
  • La liste des souhaits.

– Contacts :

  • La liste des contacts.
  • La liste des groupes et des membres.
  • La liste des groupes intelligents.

– Calendriers :

  • Les événements.
  • Les calendrier partagés.
  • Les abonnements à des calendriers partagés.

– Notes :

  • Les notes.
  • Les dossiers de notes.
  • Les partages de notes

– Rappels

  • La liste des rappels.

– Horloge :

  • Les villes.
  • Les alarmes.

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iOS : N’utiliser plus la corbeille dans Mail, archivez tout !

Dans Mail, (le client de messagerie d’Apple) lorsque vous supprimez un message… il est supprimé !

C’est évident me direz-vous, mais existe-t-il une possibilité de placer les messages supprimés dans un autre endroit ? Par mesure de sécurité ou simplement pour se donner le temps de la réflexion. (Si vous avez d’autres justifications … je suis preneur).

Oui, c’est possible. C’est une option qui est proposée par Apple, la destination des messages supprimés devient non plus la corbeille mais le dossier d’archivage. le paramètre est bien caché.

Ce réglage s’effectue dans la section : Compte et mots de passe des Réglages d’iOS.

  1. Dans la section : AVANCÉ, on trouvera l’option :  Mail.
    Tapotez dessus et descendez-en bas de la fenêtre, là vous trouverez une nouvelle section : Avancé.
  2. Rendez-vous dans la section : PLACER LES MESSAGES SUPPRIMÉS DANS
  3. Vous aurez le choix entre : Messages supprimés ou Archives .

mail-archives.png

Quel impact sur Mail ?

Ils sont essentiellement visuels !

Dans Mail le groupe d’icône au-dessus du corps des messages n’affiche plus la corbeille mais elle est remplacée par l’icône du dossier d’archivage.

Image-1 2.jpg

Il en va de même si vous glissez votre doigt sur le mail, les icônes ne proposent plus l’option corbeille.

Image-1.jpg

Il reste toutefois possible de déplacer un mail dans la corbeille en utilisant l’icône en forme de dossier pour le déplacer manuelle vers le dossier corbeille.

Finalement, ce qu’il faut comprendre : les messages envoyés à la corbeille ne sont pas redirigés vers le dossier archivage, non il s’agit simplement de faire du dossier Archivage, la destination par défaut des messages que l’on souhaite classer ou retirer de la liste des message reçus.

Je n’ai jamais rencontré un utilisateur qui avait activé cette option… il doit pourtant y avoir de très bonnes raisons selon Apple pour proposer cette option…

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macOS : Confirmer automatiquement les SPAM (email indésirable) avec AppleScript

Il arrive parfois que les messages considérés par l’application Mail soient placés dans la boite Messages : Indésirables, sans que le mail soit affublé de l’icône de message indésirable : icon-junk.png

Cela s’explique par l’une des deux raisons :

  1. La première : le message est identifié par le serveur de messagerie comme un spam (et non par Mail).
  2. Seconde raison l’inverse,  Mail est seul à considérer que ce mail est douteux.

mail-junk-02.png

Voici donc un petit script AppleScript qui permet de placer les messages (non confirmés comme des spam) en pourriels. Exécutez le une fois par jour.

Quelques remarques :

La boite aux lettres des messages « Indésirables » est nommée “junk” en anglais.

Le script fait le tour de tous les messages placés dans cette boite et affecte le statut : « junk mail » à tous ceux qu’il trouve.

Le script est encadré par une commande try qui permet d’évaluer qu’il s’exécute correctement sinon il rien n’est exécuté.

tell application “Mail”
repeat with theMessage in (every message of mailbox “Junk” of every account where junk mail status is false)
try
set junk mail status of theMessage to true
end try
end repeat
end tell

Idéalement, vous placerez ce script dans un flux Automator pour qu’il soit exécuté suivant une fréquence donnée.

mail-junk-03.png

Pour ce faire, lancez Automator, dans la fenêtre d’accueil sélectionnez événement Calendrier.

Ajoutez au flux une action : exécutez le script AppleScript et placez le code ci-avant.

Enregistrez et dans Calendrier, sélectionnez la fréquence d’exécution, quotidien etc… suivant votre besoin.

Vous pouvez bien sur vous contenter de lancer le script depuis l’éditeur de script. Une alternative consiste à créer une application dans Automator puis à y placer ce code. Une fois l’application créée, il suffit d’un fou leclic dessus pour la lancer.

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macOS : Vider automatiquement la corbeille de Mail

Après vous avoir expliqué comment vider automatiquement la corbeille de Mail sur iOS, voici le même sujet mais cette fois sur macOS.

Tout comme sur iOS, ce réglage doit être configuré pour chaque compte défini dans l’application de messagerie. Si vous avez un compte iCloud (me.com, mac.com ou iCloud.com) et un compte gmail.com, deux paramètres seront nécessaires.

Autre point important : ce réglage est effectué sur le client Mail, ce sera donc le client qui effectuera l’opération et non le serveur. Si vous n’allumez pas votre Mac, l’automatisation de la suppression des messages ne fonctionnera pas !

Ouvrez depuis le menu  Mail les préférences de l’application.

Cliquez sur l’onglet : Comptes.

  1. Sélectionnez un compte dans la colonne de gauche.
  2. Cliquez sur l’onglet : Complément des BAL (il est après l’onglet : Données du compte)mail-supp-01
  3. Rendez-vous dans la section : Effacer les messages supprimés
  4. Dans le menu déroulant , optez pour une période :
    1. Après une journée,
    2. Après une semaine,
    3. Après un mois
    4. et bien sûr jamais.

mail-supp-02.png

Il y a une autre option qui n’est pas disponible sur iOS c’est la suppression des messages placés dans la corbeille : au moment où l’on ferme l’application Mail.

Encore une fois l’option qui me semble la plus équilibrée est : Après une semaine. Elle vous laissera le temps de récupérer un mail supprimés par erreur et impose un nettoyage par le vide afin que la BAL ne soit pas engorgée de messages inutiles.

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iOS : Vider automatiquement la corbeille de Mail

Sur Mac, les Préférences de Mail proposent de supprimer automatiquement les messages dans la corbeille. iOS 11 offre la même option mais beaucoup plus compliquée à dénicher.

Vidée la corbeille automatiquement offre un avantage, celui de supprimer les messages inutiles et par la même de gagner un peu d’espace. L’inconvénient principal sera qu’une fois supprimés les messages ne peuvent plus être récupérés.

Pour configurer cette option sur iOS, commencez par ouvrir les Réglages.

Cette fonction se configure par compte et non pas dans l’application Mail.

  1. Ouvrez les Réglages iOS.
  2. Tapotez sur la section : Comptes et mots de passe.
  3. Tapotez sur iCloud (nous allons configurer : Mail pour ce compte iCloud).
  4. Descendez jusqu’à la section : AVANCÉ. Puis choisissez : Mail.
  5. Repérez la section : MESSAGES SUPPRIMÉS.

mail-supp-ios.png

Face à au terme : Effacer vous trouverez trois 4 options :

  • jamais
  • après un jour
  • après une semaine
  • après un mois

Mon choix favori : après une semaine, si un mail est dans la corbeille 7 jours consécutifs, il n’a plus d’intérêt et doit disparaître. Ce laps de temps me laisse l’opportunité de récupérer un message qui n’aurait pas dû se trouver dans la corbeille de Mail.

Ce réglage doit être reproduit pour chaque compte qui sera défini dans la section : Comptes et mots de passe.

Ajoutons que ce paramètre n’est pas synchronisé avec iCloud, vous le configurerez sur chaque appareil : iPhone, iPad et Mac.

(Voici le lien pour le paramétrer sur macOS)

macOS : Comment remonter rapidement en haut de la liste des messages dans Mail ?

La liste des emails qui sont dans votre boite aux lettre peut être longue, voir très longue, lorsque vous avez atteint la fin de la liste, comment remonter le cureur pour revenir tout en haut sans avoir à faire défiler tous les messages ?

Simple, cliquez dans le haut de la barre juste à droite du texte : trier par date.

Capture_d’écran_2018-03-13_à_19_54_20.png

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macOS : Comment envoyer des pièces jointes qui seront toujours compatibles avec Windows ?

Bon nous ne sommes pas seuls et malheureusement pour nous, nos échangeons parfois des emails avec des collègues ou des membres de la famille qui utilisent un ordinateur sous Windows.

Mail à tendance à intégrer dans le corps du message les images, le résultat sur un Mac est toujours parfait, mais voilà dans Outlook cela ne fonctionne pas, Que faut t il faire ?

C’est simple, optez pour le Pièces jointes dans le menu Edition et sélectionnez : Envoyer des pièces jointes compatibles Windows.

image-05.png

 En optant pour la troisième ligne : Insérer les pièces jointes en fin de message, vos chances seront encore plus grandes que le message soit correctement lu sur PC et Mac.

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macOS : Envoyer un mail à un groupe de personne

Peut être envoyez vous souvent des messages à un groupe de personnes, votre famille, des amis ou des collègues ? Voici un moyen très simple de leur envoyer un email.

Ouvrez l’application Contacts, vous avez au préalable créé un groupe et affecté quelques utilisateurs en glissant/déposant les contacts sur le groupe.

Effectuez un clic droit sur le groupe et sélectionnez : Envoyer un e-mail à «  nom du groupe » et voilà rien de plus compliqué. (ici le groupe porte le nom de : Collegues)

image-01.png

Encore plus simplement :

Vous avez au préalable créé un groupe de contacts dans l’application Contacts. Ouvrez Mail, créez un nouveau message et face à la lettre A : (le champs du destinataire) saisissez le nom du groupe, un fois pressée la touche Entrée. Et surprise, les noms des membres apparaissent.

image-02.png

Henri Dominique

macOS et iOS : Comment désactiver la proposition de contact trouvée dans Mail ?

Le client de messagerie d’Apple est sur un point intéressant. Il analyse les messages reçus et lorsqu’il trouve un correspondant à une fiche dans l’application Contacts, il suggère de compléter la fiche de la personne ou de l’entreprise.

Malheureusement, Mail se trompe souvent ! Et il paraît plus pratique pour certains utilisateurs de désactiver cette fonction.

Pour cela, sur Mac :

1 – Vous devez quitter Mail.
2 – Lancer l’application Contacts
3 – Ouvrir les préférences.
4 – Dans l’onglet général, décochez la case : Afficher les contacts trouvés dans Mail

Image 01

(les préférences dans Contacts)

Et voilà rien de plus compliqué.

Sur iOS :

Cette fonction peut être désactivée. Mais elle impacte plus profondément le fonctionnement d’iOS.

Vous ne verrez plus le nom « commun » de la personne dans les appels ni dans Messages. Donc, Attention !

1 – Ouvrez les réglages
2 – Touchez « Mail, Contacts, Calendrier »
3 – Descendez en bas de la liste des réglages et désélectionnez :  » Contacts Trouvés dans Mail « .

Image 02

(le réglage sur iSO)

Dom


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macOS : Comment utiliser « Marquer les adresses ne finissant pas par » dans Mail ?

MAIL 128X128

C’est toujurs en charchant dans les detailles que l’on découvre des pepites. J’avoue ne pas avoir réalisé tout au long de ces années à quoi pouvait bien servir cette ligne à cocher dans les préférences de Mail.

Cette option est disponible dans l’onglet « Composition » des préférences de Mail :

Rédaction 6

Cette ligne siginifie que tout adresse amail ne corespondant pas à la condition place dans le champ texte sera indiqué en rouge. Vous travaillez en entreprise et vous souhaiter identifier les destinataires de vos mails et qui ne sont pas dans votre entreprise (ou cerle familialle).

Rédaction

Il faut définir les adresses éléctroniques qui seront en rouges.

Capture d écran 2012 05 12 à 21 30 20

Cette fonctionalité vous offre un indice visuel capable d’identifier les adresses email (de votre société par exemple). Mais elle ne fonctionne pas avec les adresses qui sont saisies à la main dans le champ « A » , par contre celles de votre carnet d’adresses seront prises en comptes…. 

Henri Dominique Rapin

iOS : Comment lire les fichiers winmail.dat sur iOS (iPad ou iPhone) ?

Les fichiers « WinMail.dat « sont envoyés à partir de PC « équipés de Windows ou depuis des serveurs Microsoft Exchange. Il s’agit d’un format évolué du RTF, format bien sur propriétaire et uniquement utilisé par Microsoft

Winmail01

(les deux logiciels depuis Mail)

Il peut être désactivé directement dans Outlook. Mais voilà nous continuons à en recevoir, alors que faire ? Il existe plusieurs applications sur l’App store qui vous proposent d’ouvrir ces fichiers, l’une est d’ailleurs gratuite (Letter Opener), mais elle ne permet pas grand chose si ce n’est voir le contenu du fichier, mais rien de plus.

Winmail02

(Letter Opener)

Par contre « WinMail File Viewer » est une application évoluée qui sait afficher le contenu du fichier Wimail.dat mais aussi envoyer le fichier vers la bonne application pour visualisation.

Winmail03

(Winmail File Viewer)

L’application s’installe sur votre iPad mais il ne sert à rien de la lancer. Sa fonction première est d’ouvrir depuis l’application Mail ces fameux fichiers puis d’afficher le contenu. Il devrait y avoir au moins un fichier « rtf » plus des éléments graphiques, ceux-ci peuvent être ouverts depuis une autre application déclarée capable d’ouvrir certains fichiers avec ce type d’extension.

« WinMail Faile Viewer » vous en coutera 0,79 euros, c’est le moins cher et il s’avérera très utile si vous communiquez régulièrement avec des utilisateurs d’Outlook.

Liens : 

1 – « Letter Opener» (gratuit avec Publicité) puis payante (2,99€) pour les versions évoluées et sans pub.

http://itunes.apple.com/fr/app/winmail.dat-viewer-letter/id395502240?mt=8

 2 – « Winmail File Viewer «  (0,79€)

http://itunes.apple.com/fr/app/winmail-file-viewer/id379500151?mt=8

Henri Dominique Rapin

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Mail :: Comment déplacer vers la boite aux lettres « Archives » les anciens messages ?

SEScriptEditorXDeux approches, La première consiste à créer une « boite aux lettres intelligente » et de regrouper dans cette boite aux lettres  virtuelle les messages reçus au de la d’une période (1 ans, 1 mois etc..). Cette solution vous permet d’identifier individuellement les messages anciens, et vous donne la possibilité de déplacer manuellement le message vers un dossier ou vers la BAL « Archives ».

Pour réaliser cette boite aux lettres intelligente :

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(Fenêtre de conditions de la boite aux lettre intelligente)

Avec AppelScript :

Une autre approche existe, elle est plus « directive « mais nécessite l’utilisation d’Applescript.

Vous pouvez créer une application depuis l’éditeur d’Applescript, sinon vous pouvez créer un service qui s’exécutera dans Mail ou plus facilement créer une application « Automator ».

Voici le script AppleScript :

-- Définition du dossier de destination des mails.
set DestinFolderName to "Archives"
-- Définition de la période au-delà de laquelle les messages seront archivés
-- Cette période est exprimée en jour (30 * days) soit 30 jours dans notre exemple
set staledate to (current date) - (30  * days)
tell application "Mail"
Collecte de tous les messages dépassant cette période
set msgs to every message of message viewer 1 whose date received is more than staledate and read status is true
-- Boucle sur tous les messages récupérés
repeat with aMsg in msgs
        set acct to account of mailbox of aMsg
        -- Récupère si le compte possède une BAL « Archives »
        if name of every mailbox of acct contains DestinFolderName then
            -- Si oui alors les messages sont déplacés dans la BAL « Archives »
            set archiveFolder to mailbox DestinFolderName of acct
            move aMsg to archiveFolder
        end if
    end repeat
end tell

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(le script complet dans l’éditeur de Script)

Si vous souhaitez l’intégrer dans Automator voici la procédure à suivre : Lancez Automator, sélectionnez « Service ». La particularité de services est qu’il récupère des données, c’est le bandeau  en haut de la fenêtre, là sélectionnez « Mail » pour l’application et « pas d’entrée » (le premier menu déroulant).

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(Les script placé dans Automator pour créer un service)

Placez l’action « Exécuter un script Applescript » et copiez ce script. Enregistrer le service. Il sera disponible dans Mail dans le menu « Mail » sous la ligne « Services ». Vous pouvez ajouter un raccourcis clavier en le configurant dans les préférences claviers. Votre Service apparaitra dans la section « General ».

Automator :: Comment créer un email en un clic de souris ?

AutomatorAutomator :: Comment créer un email en un clic de souris ?

Imaginons que vous deviez envoyer un message électronique à une personne en particulier et ceci de façon récurrente. Ou que vous deviez envoyer fréquemment un message avec le même sujet. Si la création de ce mail se faisait en cliquant simplement sur une icône vous gagneriez beaucoup de temps en évitant de passer par Mail.

Lancez Automator et choisissez « Application » dans la fenêtre de sélection.

Dans la colonne de droite, ajoutez l’action « Nouveau message Mail ».

Mais attention, cliquez sur l’onglet « Options » qui se trouve en bas de la fenêtre de l’action. Là, cochez la case « Afficher cette action si le processus est exécuté ».

 

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(le flux complet avec l’unique action « Nouveau message Mail »)

Si votre objectif est d’envoyer un mail à la même personne, ajoutez son adresse email dans la colonne « A: » idem si l’objet ou le sujet sont toujours les mêmes.

Dernière étape, enregistrez votre « application » et placez la sur le bureau ou dans le Dock. Un simple clic de souris et une fenêtre de Mail apparait, il ne vous reste plus qu’à compléter les champs et le corps du message. Vous avez gagné plusieurs clics de souris…

Henri Dominique Rapin