SharePoint :: Quelques conseils…

Existe-t-il une stratégie universelle pour implanter SharePoint durablement dans une entreprise ?

Je pourrai faire une réponse laconique du type « ça dépend de l’entreprise… » mais il existe pourtant des approches qui donnent de bons résultats.

Je fais abstraction des motivations qui vous poussent à proposer SharePoint, mais il est fort probable que vous soyez issu du service informatique, ce qui est en soit un mauvais départ !

Commençons par ce qu’il ne faut pas faire :
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– Ne faites pas la promotion de la technologie mais celle du concept « collaboratif ». (La Palisse n’aurait pas mieux fait… mais il faut le rappeler)

– SharePoint n’est pas fait pour les informaticiens, ce produit est uniquement voué aux métiers de l’entreprise tout comme l’est un CRM par exemple (quittez l’opérationnel et passez du côté fonctionnel si vous souhaitez travailler sur SharePoint).

– Ne communiquez pas sur « my site »(site perso) et les blogs ou les podcast cela fait peur au management de l’entreprise par son manque de « modération », tout n’est pas bon à dire dans l’entreprise. (Ne faites pas croire que ce qui est dit à la machine à café finira sur le blog de l’entreprise… cette information est perdue).

– N’embrouillez pas votre auditoire avec les différences entre MOSS 2007 ou SharePoint service 3.0. Commencez petit puis vous évoluerez, ceci sans comptez l’économie sur le cout de la licence (Une fois WSS en place vous migrerez dans les 2 ans vers MOSS).

– N’avancez pas des fonctionnalités à « développer »… Proposez SharePoint en mode « out of the box », les développements doivent intervenir qu’après la prise en main du produit par l’entreprise (dans la phase suivante du cycle de vie de SharePoint…).

On constate que 80% des besoins des lignes métiers sont couverts par les fonctionnalités livrées par SharePoint « out of the Box ».

– Ne sélectionnez pas comme exemple des projets complexes avec de multiples validants ou workflow en parallèles, restez simple dans le fonctionnement de SharePoint, limitez vous aux modèles fournis avec SharePoint.

– Ne partez pas sur des solutions à base de SharePoint pour faire de l’ETL ou du transfert de ficher, vous ne vous en sortirez pas sans écueils et donnerez une mauvaise image de la technologie.

Voici quelques approches et concepts à utiliser :
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– Mettez en avant la « fiabilité » de l’information par opposition à l’information disséminée dans les couloirs ou devant la machine à café.
Avec SharePoint la Source et sa datation sont identifiables.

– Ne confondez pas le concept de « publication » qui est un principe « excentrique » : il s’adresse une audience large, comme à l’entreprise au sens étendu du terme et celui de « Collaboratif » qui lui est « concentrique » : il limite l’audience comme par exemple pour un groupe ou une équipe projet.

Il vous faut déterminer si votre interlocuteur souhaite une solution « concentrique » ou « excentrique ».

Les services transverses : RH, Comptabilité ou finance cherchent de l’excentrique, c’est-à-dire une audience large telle la publication de note interne pour les RH ou fiches de frais pour la comptabilité. Les métiers sont eux plus orientés « concentrique » avec de la collaboration au niveau des projets ou base de connaissances techniques.

Une fois proposée les éléments prépondérants à l’attente de l’interlocuteur faites la promotion du lien entre ces deux vues au travers de SharePoint.

– Faites le siège de l’équipe communication interne, ils seront les premiers que vous devrez conquérir ! Si un produit concurrent à SharePoint est déjà en place insistez sur les fonctions comme le sondage en ligne (poole) et Workflow ou la base documentaire (modèle excentrique).

– Coté RH avancez la notion de groupe et segmentation d’audiences, plus « clair » qu’avec un partage de fichiers et de responsabilité autour des sites et l’envoi des alertes par mail (modèle excentrique).

– D’un point de vue métier, la base documentaire et le Wiki ou la gestion de projet (diagramme de Gant) font souvent mouche (modèle concentrique).

– Sélectionnez deux métiers de l’entreprise pour votre POC, un seul n’est pas assez représentatif et n’incluez pas l’informatique c’est un mauvais exemple, évidement sélectionnez un concentrique et un excentrique.

– Enfin le succès de votre Project ne dépendra que d’un seul vecteur : l’adoption du produit par les utilisateurs, hors SharePoint n’est pas « accessible » aussi simplement que l’interface de Windows qui plus est il introduit une nouvelle forme de travail dit « collaboratif », il faut donc ABSOLUMENT prévoir des cessions de formations, vous ne ferez pas l’économie de cette formation/présentation.

La gouvernance de SharePoint :
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Anticipez, proposez dès le début une gouvernance autour de SharePoint, ce produit est transverse, il a besoin d’une large adhésion.

– Gravez dans le marbre : « la gouvernance est plus importante que la vision technique du produit ».

– Out ! Boutez-le hors du service informatique, ce produit doit être géré par ceux qui l’utilisent, pas ceux qui l’administrent techniquement.

– Vous aurez besoin de deux leviers pour faire vivre et évoluer SharePoint le « doux » et le « dur » :

– Créez une communauté SharePoint au sein de votre entreprise, groupe de réflexion de travail, incluez un membre de chaque service (sensible au produit) et un informaticien pour la vision technique. Cette communauté sera votre relais dans l’entreprise, (le modèle « doux »).

Elle vous apportera :

1) Le REX (retour sur expériences).
2) Les besoins (la prospective).

– Définissez en accord avec la direction qui fait quoi et entre autre qui est responsable de SharePoint. Décrivez les principes d’activités versus responsabilités et publiez les « règles du jeu » (ceci étant le modèle « dur »).

Elle vous apportera :

1) La légitimité : Le soutien de la direction (management)
2) les moyens aux évolutions du produits (le nerf de la guerre $$$)

Appuyez vous sur ces deux relais pour faire avancer votre vision de SharePoint.

– Equilibre du contenu : Evaluez le mercantilisme des auditoires ! Il s’agit d’appréhender la notion de Producteur versus Consommateur. Dans le contexte « concentrique », (la collaboration) : il aboutit à une équité entre ceux qui produisent des documents et ceux qui les consomment.

A contrario dans le modèle excentrique, (la publication) : ceux qui les consomment sont plus nombreux que ceux qui les produisent.

Si dans le premier cas l’équilibre est naturel. Il faut veiller dans le second cas que la source ne se tarisse pas. Il est donc indispensable de d’identifier des informations récurrentes comme la liste des nouveaux arrivants, l’actualité commerciale de l’entreprise etc. et insérer ces publications dans les processus de l’entreprise.

Un site qui perd la fraicheur de son contenu perd sa richesse et son intérêt. Et ceci d’autant que le consommateur en veut toujours plus.

– établissez un plan de communication autour du produit. (Formation,
présentation, évolution).

– Assurez-vous que vous avez de bons administrateurs de base de données DBA SQL car vos sites dépendront de ces techniciens.

– A l’attention des utilisateurs :

– Encore et encore Formations…

– Publiez des règles de fonctionnement simples pour les utilisateurs : à qui demander pour la création de sites etc…

– Publiez un guide de prise en main (simple) de chacune des fonctionnalités de SharePoint que vous proposez.

Faut-il une vitrine SharePoint ?
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Vous l’aurez remarqué je n’ai pas évoqué l’approche consistant à créer un site puis de « vendre » le produit à partir de ce dernier.

Je n’ai pas d’inclinaison pour cette approche car elle induit que vous créerez un site en fonction de votre périmètre opérationnel ou fonctionnel ce qui n’intéressera en rien vos interlocuteurs (forme de BOTOM UP pour les connaisseurs).

Certes telle ou telle fonctionnalité sera mieux perçue mais encore une fois la transposition en besoin métier de la fonctionnalité ne sera pas évidente pour l’interlocuteur et il aura donc plus de difficulté à percevoir les gains de productivité qu’il peut espérer obtenir de SharePoint.

« Imaginez un commerçant de chaussures à qui l’on montre une vitrine d’un vendeur de chocolat comme exemple »

Il existe deux autres approches :

– La première que j’appelle celle du « dealer », elle consiste à livrer un site « gratuitement » puis une fois qu’il est « utilisé » par l’équipe vous pariez sur le fait qu’elle ne peut s’en passer et devient donc « accro » au produit.

Cette approche est dangereuse car elle ne met pas en évidence les besoins métiers et donne souvent lieu à des quiproquos sur des fonctionnalités qui ne sont pas réalistes une fois l’infrastructure définitive livrée. Qui plus les rôles et prérogatives des membres de l’équipe ne sont pas définis, ce qui une fois le site en place et les contraintes établies n’apportera que frustration auprès des utilisateurs.

La seconde approche plus pragmatique consiste à observer (peut être au travers d’un outil de BPM) plusieurs processus métiers et apporter la preuve des gains pour l’entreprise d’utiliser la solution SharePoint.

Cette approche n’est pas technique (et donc rebutera nos informaticiens maison) mais elle est souvent la stratégie gagnante (forme to « TOP DOWN » opposée à « BOTOM UP »).

Identifiez les processus qui verront leur efficacité ou fluidité accrus :

– Un processus de validation de commande de matériel.
– un planning de congés.
– Une base documentaire technique.
– Un Wiki sur processus métier etc.

Inversement n’identifiez pas des failles dans un processus (ce n’est pas votre rôle ni celui de SharePoint).

L’idée étant de devancer leurs attentes, anticipez et vous obtiendrez gain de cause pour la création d’un environnement de tests (POC) et soutien pour votre projet.

Il s’agit de la phase probatoire à l’arrivée de SharePoint, elle introduit de façon concrète le principe de collaboration s’il n’est pas déjà acquis par l’entreprise. Vendre le principe de collaboration est un autre sujet…

En conclusion garder à l’esprit ces approches :
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– Ne le laisser pas entre les mains de l’informatique
– Adapter votre discours : Excentrique versus concentrique.
– Proposez du « simple » et « out of the box ».
– La gouvernance : Pilotez par le mou et le dur.
– Maintenez un équilibre de marché entre le consommateur et le producteur.

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Publié dans Mac

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