Les boîtes aux lettres intelligentes dans macOS : Objectif, Fonctionnement et Conditions d’Utilisation

Vous avez été nombreux a me demander comment fonctionnent les Boites aux lettres intelligentes suite à mon billet sur le bug sur Sequoia.

Les boîtes aux lettres intelligentes sont l’une des fonctionnalités les plus puissantes de l’application Mail sur macOS. Elles permettent de trier automatiquement vos emails selon divers critères prédéfinis, offrant ainsi une gestion optimale de votre messagerie. Que vous cherchiez à regrouper les messages de certains contacts importants ou à filtrer les notifications non essentielles, les boîtes mail intelligentes facilitent la navigation et permettent un gain de temps significatif.

Les boîtes aux lettres intelligentes sont synchronisées avec iCloud, ce qui signifie que vous pouvez y accéder depuis n’importe lequel de vos appareils Apple connectés au même compte iCloud. Cela inclut vos Mac, mais aussi vos appareils iOS et iPadOS. Cette synchronisation permet une continuité dans l’organisation de vos emails, quel que soit l’appareil utilisé. Cependant, il n’est pas possible de créer de nouvelles boîtes intelligentes directement depuis iOS ou iPadOS. 

Vous pouvez seulement les consulter et les utiliser pour trier vos emails. Pour créer ou modifier des boîtes intelligentes, il est nécessaire de passer par l’application Mail sur macOS. Cette limitation est due au fait que l’interface de Mail sur iOS et iPadOS est plus simplifiée et ne supporte pas encore la création ou la modification des boîtes intelligentes. Toutefois, l’accès aux boîtes déjà créées permet de maintenir une organisation cohérente de vos messages, même lorsque vous êtes en déplacement.

Il reste néanmoins possible de modifier ou de déplacer des mails par des des flux de Raccourcis (automatisation) mais c’est une autre histoire…

Objectif des Boîtes aux lettres Intelligentes

L’objectif principal des boîtes aux lettres intelligentes est de vous aider à rester organisé et de réduire le temps passé à chercher des emails dans votre boîte de réception. Plutôt que de devoir déplacer manuellement chaque email vers un dossier approprié, les boîtes intelligentes regroupent automatiquement les emails correspondant à des critères que vous définissez. Cela permet de visualiser les messages pertinents en un seul endroit, tout en gardant l’organisation physique de vos emails intacte.

Lorsque vous supprimez une boîte aux lettres intelligente, les emails ne sont pas supprimés. Ils restent dans leurs dossiers d’origine, car la boîte intelligente ne contient que des liens vers les messages correspondant aux critères. Ainsi, la suppression d’une boîte intelligente n’a aucune incidence sur le contenu de votre boîte de réception ou sur les autres dossiers.

Par exemple, vous pouvez créer une boîte aux lettres intelligente qui regroupe tous les emails de votre patron ou qui affiche uniquement les factures reçues durant le mois en cours. Vous pouvez aussi les utiliser pour regrouper des newsletters ou des messages non lus de manière à rester concentré sur ce qui est essentiel.

Fonctionnement des Boîtes Mail Intelligentes

Les boîtes mail intelligentes ne déplacent pas physiquement les emails. Elles fonctionnent comme des « vues » dynamiques qui présentent une collection de messages en fonction de critères donnés. Lorsqu’un email répond aux critères de la boîte intelligente, il est automatiquement ajouté à cette boîte. Cela signifie que le même email peut apparaître dans plusieurs boîtes intelligentes sans être dupliqué dans votre boîte de réception.

La création d’une boîte mail intelligente est simple. Dans l’application Mail, cliquez sur « Boîte aux lettres » puis sur « Nouvelle aux lettres intelligente ». Vous pouvez alors choisir les critères que vous souhaitez utiliser, tels que l’expéditeur, le sujet, ou la date. Une fois configurée, la boîte intelligente est automatiquement mise à jour au fur et à mesure que de nouveaux emails correspondent aux conditions définies.

Liste des Conditions Possibles pour les Boîtes aux lettres Intelligentes

macOS propose une large gamme de critères pour personnaliser vos boîtes mail intelligentes. Voici une liste des principales conditions possibles que vous pouvez utiliser :

1. Expéditeur : Filtrer les emails en fonction de l’expéditeur. Par exemple, vous pouvez créer une boîte intelligente pour regrouper tous les emails d’un client important, comme « Jean Dupont », afin de ne jamais manquer un message de ce contact. Par exemple, vous pouvez créer une boîte intelligente pour regrouper tous les emails d’un client important.
   
2. Destinataire : Trier les emails adressés à une certaine adresse, très utile si vous utilisez plusieurs adresses emails. Par exemple, vous pouvez créer une boîte intelligente pour regrouper tous les emails envoyés à votre adresse professionnelle (ex: votre_nom@entreprise.com).
   
3. Sujet : Inclure les emails contenant certains mots-clés dans leur objet. Par exemple, vous pouvez créer une boîte intelligente pour regrouper tous les emails dont le sujet contient « Projet Alpha », afin de suivre facilement l’évolution de ce projet. Cela peut être idéal pour regrouper les emails relatifs à un projet en particulier.
   
4. Contenu : Filtrer en fonction des mots clés présents dans le corps de l’email, utile pour regrouper les emails sur des sujets spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer une boîte intelligente pour regrouper tous les emails qui mentionnent « rapport mensuel » afin de retrouver facilement toutes les mises à jour mensuelles.
   
5. Date de réception : Créer des boîtes intelligentes basées sur une période précise, par exemple pour les emails reçus cette semaine ou ce mois-ci. Par exemple, vous pouvez créer une boîte intelligente pour regrouper tous les emails reçus au cours des 7 derniers jours afin de garder un œil sur les communications récentes.
   
6. Statut de lecture : Filtrer les emails en fonction de leur statut, par exemple les emails non lus uniquement. Par exemple, vous pouvez créer une boîte intelligente pour afficher uniquement les emails non lus afin de garder votre attention sur les messages qui n’ont pas encore été traités.
   
7. Pièces jointes : Vous pouvez créer une boîte intelligente qui regroupe uniquement les emails contenant des pièces jointes. Par exemple, vous pouvez créer une boîte intelligente pour regrouper tous les emails contenant des documents, comme des contrats ou des présentations.
   
8. Importance : Filtrer selon l’importance des emails, par exemple pour n’afficher que ceux marqués comme prioritaires. Par exemple, vous pouvez créer une boîte intelligente pour regrouper les emails marqués comme « Important » afin de vous assurer de traiter en priorité les messages cruciaux.

En combinant plusieurs de ces conditions, vous pouvez créer des boîtes intelligentes très précises qui vous permettent de rester organisé et de retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin. Par exemple, vous pouvez combiner les critères « Expéditeur » et « Date de réception » pour regrouper tous les emails d’un client spécifique reçus au cours du dernier mois.

Vous pouvez également utiliser les critères « Sujet » et « Importance » pour regrouper les emails relatifs à un projet critique marqués comme importants. Ces combinaisons offrent une grande flexibilité et permettent de gérer efficacement des volumes importants de courriels.

Pour terminer : Les boîtes aux lettres intelligentes de macOS sont un outil puissant pour la gestion de votre courrier électronique. Elles vous permettent d’organiser automatiquement vos emails en fonction de critères personnalisés, rendant ainsi la gestion de la messagerie plus efficace et moins chronophage.

En utilisant les nombreuses conditions disponibles, vous pouvez vous assurer que vos emails importants sont toujours à portée de main, tout en gardant votre boîte de réception bien ordonnée.

HDR